Uwielbiam to magiczne uczucie, które towarzyszy mi zawsze w grudniu pod koniec roku i w okolicach września. Kiedy wszystko wydaje się możliwe, spełnienie postanowień wydaje się na wyciągnięcie ręki, a inspiracje na nowe działania pojawiają się same bez żadnego wysiłku. Ty pewnie też. Wszystko jest wtedy takie świeże i motywujące!
Fajnie byłoby móc chociaż trochę odtworzyć to uczucie, prawda? Tej „czystej” głowy i przestrzeni na pomysły. Tej motywacji do działania. A co jeśli to możliwe? Przynajmniej w niewielkim stopniu?
Od jakiegoś czasu testowałam system planowania tygodnia oparty na metodzie Davida Allena „Getting Things Done”. Kiedyś próbowałam stosować pełne systemy, czytałam mnóstwo poradników i wdrażałam je co do joty. Od jakiegoś czasu biorę to, co wydaje mi się przydatne i dostosowuje do siebie. Tak też jest w moim obecnym planowaniu tygodnia.
Dzisiaj wytłumaczę Ci, co robię podczas swojego „przeglądu tygodnia”. Który dla mnie jest bardziej tygodniowym resetem – bo to właśnie podczas tych kilku chwil, które na niego poświęcam resetuję swoją głowę i wchodzę w nowy tydzień z tym uczuciem lekkości, które trochę odzwierciedla wejście w nowy rok. Jest to czas, kiedy skupiam się na przejrzeniu moich planów i porządkowaniu mentalnego i wirtualnego bałaganu.
A wszystko zaczyna się od checklisty, którą przygotowałam sobie w Notion. O ile nie sprawdziło mi się podczas 30-dniowego planowania wyłącznie w nim – tutaj mamy idealny przykład mojego „all-or-nothing” 🙂 – o tyle jako część systemu od kilku miesięcy sprawdza mi się świetnie.
Jak wygląda mój przegląd tygodnia?
W ciągu tygodnia wyznaczam jeden dzień, kiedy od rana skupiam się wyłącznie na resetowaniu głowy. Kiedy zaczynałam był to poniedziałek, obecnie poświęcam trochę czasu w niedzielę wieczorem na usunięcie maili, a w poniedziałek robię całą resztę. Parzę rano kawę, odpalam komputer, włączam tryb skupienia na urządzeniach i siadam do Notion.
Mam przygotowane:
-
- specjalną stronę w Notion o nazwie „Tygodniowy Reset”, na górze mam przypięte linki do rzeczy, które potrzebuję – listy z „triggerami”, kalendarza Google, planów rocznych, zadań na ten rok i zadań bieżących,
-
- W zadaniach bieżących w Notion mam ustawione zadanie „Tygodniowy Reset”, które pojawia się na liście co tydzień,
-
- Papierowy kalendarz.
Mam otwartą aplikację ze zdjęciami, notatkami i inne potrzebne strony, o których będę pisać niżej.
Reset finansowy
Zaczynam od finansowego resetu. W lutym odpuściłam sobie rozliczanie się ze sobą z wydawanych pieniędzy i teraz nie jestem w stanie powiedzieć, gdzie się rozeszły (mogłabym sprawdzić, ale to byłby taki finansowy „walk of shame”). Dlatego od marca wracam do sumiennego spisywania wydatków.
Na początek zbieram paragony – z kurtek, plecaka, z torebki – ze wszystkich miejsc, do których w ciągu tygodnia wcisnęłam papierki, które namiętnie zbieram w sklepach. Dzięki temu robię też mały porządek i wyrzucam niepotrzebne śmieci.
Paragony segreguję:
-
- do wyrzucenia,
-
- do zeskanowania,
-
- do zachowania.
Paragony do zeskanowania skanuję i wrzucam do apki, która nalicza mi cashback, zeskanowane wyrzucam. Tym które trzeba zachować robię zdjęcie, wrzucam do Notion i odkładam na kupkę do schowania.
Kolejne kroki to spisanie wycen dla klientów, jeśli nie robiłam tego na bieżąco i spisanie wydatków i wpływów z poprzedniego tygodnia. Obie rzeczy mam w osobnych arkuszach na dysku w chmurze.
Załatwiam też całą zaległą papierkową robotę – kontaktuję się z klientami w sprawie umów i faktur, wysyłam wyceny – zajmuję się administracyjną robotą.
Wirtualne porządki
Po finansowym resecie przychodzi czas na wirtualne sprzątanie. Pierwszym punktem na mojej liście jest doprowadzenie skrzynek do stanu „Inbox Zero”, jeśli tylko to możliwe. Większość maili, które dostaję to newslettery, więc przeglądam je i sprawdzam czy jest coś wartościowego, co chciałabym przeczytać. Jeśli tak, to przenoszę maila do odpowiedniego folderu, jeśli nie – to go usuwam. Przy okazji wypisuję się też z newsletterów, które mnie już nie interesują. Odpowiadam na maile i wysyłam rzeczy, które komuś obiecałam.
Po skrzynce przechodzę do porządkowania moich „zbiorów” rzeczy na później. Przeglądam aplikację z notatkami, aplikację z listą to-do i zdjęcia. Notatki przenoszę w odpowiednie miejsce – zwykle gdzieś w Notion, albo usuwam niepotrzebne. Z listy zadań wykreślam wykonane, jeśli to jakieś większe zadania, które zapisałam na szybko, wrzucam je do Brain Dumpu w Notion. Przeglądam zdjęcia – spisuję zescreenowane rzeczy, usuwam serie zdjęć kota i zachowuję najlepsze ujęcie i wyrzucam wszystko, co niepotrzebne. Screenshoty przeważnie łączą się z aktualizacją mojej wirtualnej biblioteczki w Notion (najwięcej screenów u mnie to tych z polecanymi przez innych książkami), więc przy okazji oznaczam książki, które przeczytałam w ostatnim tygodniu.
Po porządkach w aplikacjach dopisuję kupione kosmetyki z oznaczeniem kiedy były otwarte i jaka jest ich data ważności.
Na końcu porządkuję pulpit, folder pobrane i zamykam otwarte zakładki w przeglądarce. Zbieram też luźne papiery leżące w przypadkowych miejscach w mieszkaniu.
Aktualizacja działań
W tej części zajmuję się planowaniem nadchodzącego tygodnia. Zaczynam od zapisania wszystkich zadań, które przyjdą mi do głowy w bazie „Bieżące zadania”. Tutaj przydatna jest moja „Trigger List”, której zadaniem jest pstryknąć mój mózg do przypomnienia sobie o rzeczach, które gdzieś tam przebiegły mu przez myśl w ciągu ostatniego tygodnia. Z listą otwartą po jednej stronie i bazą danych po drugiej spisuję w zakładce „Brain Dump” kolejne zadania. Po dodaniu wszystkich zadań zastanawiam się czy na pewno wszystkie muszą zostać zrobione przeze mnie, czy w ogóle muszą zostać wykonane, a jeśli tak – to czy potrzebują konkretnego terminu. Po zakończeniu dodaję do zadań odpowiednie Kategorie.
Kategorie to kontekst, o którym David Allen mówi u siebie w książce. Moje kategorie dzielą się na:
- Dom,
- Komputer,
- Praca,
- Sprawunki
- Przedyskutować,
- Zadzwonić,
- Czekam,
- Kupić.
Po co tak dzielić zadania? Czasami siedzę przy komputerze i zrobiłabym coś, ale nie do końca wiem za co się zabrać. Wtedy sprawdzam sobie listę „Komputer” i mogę wybrać od razu konkretne zadanie – nie muszę przeszukiwać całej długiej listy zadań. Listy „Zadzwonić”, „Czekam” i „Przedyskutować” wskazują mi, że muszę się z kimś skontaktować, komuś przypomnieć albo że zbliżają się wydarzenia, które muszę z kimś przedyskutować. „Kupić” to zbiór rzeczy, które przydałyby się np. Do mieszkania. Czasami są to rzeczy, które nie wymagają natychmiastowego działania, a u nas często jest takie „mieliśmy coś kupić”. Lądują tam też subskrypcje do opłacenia, pomysły na prezent, itp. Przeglądam też całą listę i odznaczam wykonane zadania.
Po wylaniu z siebie wszystkich zadań przechodzę do kalendarza i zapisuję wszystko, co ma konkretny czas wykonania. Spotkania, wizyty, telefony – wszystko ląduje w kalendarzu, w którym mam zrobione „kategorie” odpowiadające tym z Notion. Jeśli jestem z kimś umówiona, to staram się też w tym czasie potwierdzić termin i miejsce.
Przeglądam też moje Projekty i Plany kwartalne – upewniam się, że pod każdym jest minimum jedno zadanie na ten tydzień. Na koniec robię podsumowanie tygodnia, w którym spisuję co się fajnego wydarzyło, co osiągnęłam, co mi nie poszło i jakie mam cele na nadchodzący tydzień. Próbowałam pisać dziennik – nie wyszło, a takie tygodniowe podsumowanie jest takim mini „pamiętnikiem”, który za rok będę mogła przejrzeć :).
Sekcja Inne
Na samym końcu w sekcji „Inne” mam dwa dodatkowe zadania – aktualizacja kalendarza Wild Jungle i tzw. „Duży reset” – jeśli jest to początek miesiąca, kwartału lub roku.
Kalendarz Wild Jungle to obecnie po prostu mój kalendarz contentowy, który dopiero co zyskał jakąś większą strukturę i pewnie będę musiała wypracować sobie jakiś system planowania w nim.
Duży Reset robię na początku miesiąca, to coś co wprowadziłam od stycznia – więc jeszcze nie miałam okazji robić przeglądu kwartalnego i rocznego :).
Podsumowanie
Mój tygodniowy przegląd jest dla mnie jak zwalnianie RAMu w głowie. Zauważyłam, że kiedy go robię mam więcej energii i jestem bardziej kreatywna. Jestem bardziej na bieżąco z zadaniami, lepiej się organizuję w ciągu tygodnia, chociaż wcześniej też nie miałam z tym ogromnego problemu. Zadania nie tłuką mi się już z tyłu głowy, bo wiem, gdzie je znajdę. Zawsze mam możliwość dopisania czegoś do listy.
Wciąż pracuję jeszcze nad „kolekcjonowaniem” zadań w ciągu tygodnia. Nie lubię odpalać Notion na telefonie i iPadzie (chyba że do przejrzenia), bo wciąż aplikacja nie jest jakoś super dostosowana do urządzeń mobilnych. Testuję różne aplikacje (obecnie Lista Zadań od Google i Any.Do), ale chciałabym zacząć korzystać z jednej, bo jednak jest to problematyczne 
.
Czy znalazłam idealny sposób na planowanie tygodnia? Nie wiem, ale wiem, że to jak na razie dla mnie działa.
2 odpowiedzi
Jejku, jesteś genialnie zorganizowana! PS Jaka aplikacja daje Ci cashbacki za paragony?
Dzięki! <3 W galerii Libero jest taki program, gdzie za skanowanie paragonów jest zwrot w "Libero złotówkach" i można je wydać na nagrody, więc w sumie źle to napisałam, bo to nie taki tradycyjny cashback 🙈.